§ 1 Allgemeines

Am 16.Dezember 2019 ist die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern (EU-Whistleblower-Richtlinie) in Kraft getreten, seit dem 17.Dezember 2023 ist auch Deutschland verpflichtet die Vorgaben dieser EU-Richtlinie umzusetzen, auch die Hermann Otte Landhandel GmbH ist dem in Deutschland verabschiedeten Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) durch die Installation eines eigenen Hinweisgebersystem nachgekommen.

Die Hermann Otte Landhandel GmbH hat den Anspruch ihr Unternehmen ohne Fehlverhalten zu führen, dieses umfasst mehr als die Einhaltung von Rechten und Gesetzen, es ist für uns eine Frage der Haltung, dieses erwarten wir auch von denjenigen, die für oder mit der Hermann Otte Landhandel GmbH arbeiten.

Seriöse Hinweise auf eventuell vorliegende Verstöße gegen die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien, firmeninternen Anweisungen oder geltendes Recht, helfen uns diese möglichen Verstöße frühzeitig aufzuklären, entgegenzuwirken und Schäden für unser Unternehmen, unsere Mitarbeiter/innen und Geschäftspartner zu vermeiden bzw. zu reduzieren.

Bitte berücksichtige Sie, als Hinweisgeber, dass Verdächtigungen und Anschuldigungen gegen eine Person für diese schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen können. Wir halten Sie daher dazu an, das Hinweisgeber-System verantwortungsvoll zu nutzen, es steht nicht für allgemeine Beschwerden („Kummerkasten“) oder für Produkt- und Gewährleistungsfragen zur Verfügung.

Beispielsweise potenzielle Verstöße sind im Allgemeinen Handlungen oder Unterlassungen im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit, die sich gegen Gesetze, gegen Rechtsverordnungen, gegen sonstige Vorschriften des Bundes und der Länder, sowie gegen unmittelbar geltende Rechte der Europäischen Union und gegen unternehmensinterne Regularien (Arbeitsanweisungen etc.) richten und somit rechtswidrig sind.

Diese wären zum Beispiel:

• Diebstahl, Veruntreuung, Betrug
• Alkohol- und Drogenmissbrauch
• Verstöße gegen Menschrechte

Hierbei ist festzustellen, dass grundsätzlich niemand dazu verpflichtet ist, Hinweise abzugeben!

Wir in der Hermann Otte Landhandel GmbH stehen für eine offene und ehrliche Kommunikation und ermutigen den/die Hinweisgeber/in bei möglichen Anhaltspunkten für eventuell vermutet Verstöße in einem Verdachtsfall zunächst primär immer erst den/die Vorgesetzte/n, die Abteilungsleitung bzw. die Geschäftsleitung zu kontaktieren.

§ 2 Vorgehensweise für Meldungen über das Hinweisgebersystem

Wer darf melden?

Mitarbeiter (auch temporär, ehemalig oder extern), Kunden, Geschäftspartner und sonstige Dritte. 

Was wird gemeldet?

Es soll nur dann ein Hinweis geben werden, wenn die hinweisgebende Person im guten Glauben ist, dass der Verstoß auch tatsächlich zutrifft! Mögliche Zweifel sind dringend durch entsprechende Formulierung (ich glaube; möglicherweise, vermutlich etc.) zum Ausdruck zu bringen. Jeder Hinweis sollte so konkret wie möglich sein und somit möglichst detaillierte Informationen beinhalten (Hintergründe, Tathergang, Namen aller beteiligten Personen/Zeugen, Daten, Orte, falls vorhanden auch Dokumente).

Wie wird gemeldet?

Die Abgabe von Hinweisen ist nicht an eine bestimmte Form gebunden, Hinweise können über die verschiedenen Kommunikationskanäle unseres Unternehmens, wahlweise schriftlich per Briefpost an die Hermann Otte Landhandel GmbH “Hinweisgeber-Meldestelle“, Dorfstraße 46, 29303 Bergen oder elektronisch per E-Mail an hinweisgeber@landhandel-otte.de und/oder mündlich (telefonisch oder persönlich) bei der Hinweisgeber-Beauftragten Christin Weusthoff abgegeben werden. Über alle Meldewege ist die Abgabe des Hinweises auch anonym möglich. Anonyme Hinweise sind grundsätzlich nicht erwünscht, werden aber ebenfalls zur Kenntnis genommen und untersucht. Wir möchten jede hinweisgebende Person darin bestärken, ihre Identität offenzulegen, um so eine bessere Handhabung der Meldung und unter Umständen notwendige Rückfragen zum Sachverhalt zu erleichtern, damit ein mögliches Fehlverhalten zeitnah aufgeklärt und abgestellt werden kann.

Was geschieht mit den Hinweisen?

Der Hinweis auf potenzielle Verstöße wird unter Beachtung von Datenschutz und -sicherheit entgegengenommen und unter Berücksichtigung der gebotenen Vertraulichkeit dokumentiert und bearbeitet. Der Eingang wird dem/der Hinweisgeber/in innerhalb von 7 Tagen bestätigt, sofern der/die Adresse/Absender vorliegt. Der hinweisgebenden Person ist Gelegenheit zu geben, die Dokumentation zu prüfen, ggf. zu korrigieren, falls die Meldung nicht anonym abgegeben wird. Nach Eingang der Meldung, erfolgt die erste Prüfung durch den/die Hinweisgeber-Beauftragte/n, insbesondere ob Beweise vorliegen, die die übermittelten Informationen bekräftigen oder widerlegen. Ist die entgegennehmende Stelle der Auffassung, dass weitere Ermittlungen erfolgen sollen, dokumentiert sie dies und führt interne Ermittlungen, wenn nötig mit der betroffenen Abteilung bzw. dem betroffenen Arbeitsbereich durch. Die zugezogenen Personalkräfte sind dabei auf solche einzugrenzen, die nachprüfbar zuständig, fachlich befähigt, zuverlässig und formal zugelassen sind. Im kompletten Prozedere der Meldung sind alle beteiligten Personen zur Verschwiegenheit und insbesondere auf das Datengeheimnis verpflichtet. Alle Prüfschritte (ggf. Gespräche etc.) bis hin zu den evtl. getroffenen Maßnahmen sind von dem/der Hinweisgeber-Beauftragten zu dokumentiere, dabei berücksichtigen die Untersuchungen immer auch mögliche entlastende Tatsachen. Über die abschließende Beurteilung des untersuchten Sachverhaltes und die im Einzelfall zu treffenden Maßnahmen entscheidet die dafür im Unternehmen zuständige Stelle, dabei erhalten belastete Personen durch Anhörung zum gegebenen Zeitpunkt die Gelegenheit zu den Vorwürfen Stellung zu nehmen. Die jeweils entscheidende Stelle informiert den/die Hinweisgeber-Beauftragte/n über das Ergebnis der Untersuchung und der getroffenen Maßnahmen. Der/die Hinweisgeber/in wird zeitnah, spät. nach 3 Monaten über die Einstellung des Verfahrens (bei nicht ausreichender Fundierung) oder über das Ergebnis der Untersuchung/der Maßnahmen im Hinblick auf den Hinweis informiert, dabei bedarf der im Zuge einer Rückmeldung an die hinweisgebende Person mitgeteilte Inhalt/Umfang der Informationen immer einer Bewertung im Einzelfall.

§ 3 Zusicherung

Folgendes wird durch die Hermann Otte Landhandel GmbH sichergestellt:

Die Meldestelle dokumentiert alle eingehenden Meldungen unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots, die Meldungen werden, unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen, nicht länger als erforderlich gespeichert, die Dokumentation wird spätestens 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, es sei denn Anforderungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz oder andere Rechtsvorschriften schreiben eine längere Frist vor. Der Name des/der Hinweisgeber/in bleibt in jeder Phase der Untersuchung, bzw. während des ganzen Prozesses anonym und darf nur mit schriftlicher Zustimmung der hinweisgebenden Person (Art.7 DSGVO) weitergegeben werden. Die Identität der Person, die Gegenstand einer Meldung ist und die Identität sonstiger Personen (Zeugen etc.), die in der Meldung genannt werden, wird keinen anderen Personen gegenüber offengelegt als denjenigen, die für die nötigen Untersuchungen und die Durchführung von etwaigen Folgemaßnahmen zuständig sind. Abweichend von diesem Grundsatz dürfen/müssen Identitäten (Melder, Personen, die Gegenstand einer Meldung sind und sonstige in der Meldung genannte Personen) auf Verlangen weitergegeben werden, wenn aus der Meldung ein Strafverfahren, Verwaltungsverfahren oder eine gerichtliche Entscheidung hervorgeht.

§ 4 Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes

Insbesondere der Schutz hinweisgebender Personen wird gestärkt und es wird sichergestellt, dass ihnen im Rahmen einer Meldung keinerlei Benachteiligungen (Repressalien) sei es arbeitsrechtlich oder im Rahmen einer vertraglichen Zusammenarbeit drohen, dies gilt jedoch nur, wenn die hinweisgebende Person in gutem Glauben auf potenzielle Verstöße hinweist und wenn die gemeldete Information zum Zeitpunkt der Übermittlung der Wahrheit entsprach. Jeder Mitarbeiter oder Vorgesetzte, der Hinweisgeber oder eine Person, die an der Aufklärung eines entspr. Verdachts mitwirkt, aufgrund der Meldung oder der Mitwirkung entlässt, herabstuft, belästigt, diskriminiert oder ähnliches, muss mit disziplinarischen Maßnahmen rechnen, jegliche Benachteiligung wird seitens des Unternehmens nicht geduldet und kann im äußersten Fall zur Entlassung führen.

§ 5 Missachtung/Folgen

Hinweisgeber, die das Hinweisgeber System bewusst für falsche Meldungen missbrauchen, die wissentlich oder grob fahrlässig falsche oder irreführende Informationen melden, fallen aus dem Schutzbereich heraus und müssen mit disziplinarischen Maßnahmen rechnen (Abmahnung, Kündigung etc.), daneben kann dies auch zivilrechtliche oder strafrechtliche Folgen nach sich ziehen. Das Recht auf öffentliche Bekanntgabe (Internet, Social Media, öffentliche Medien) wird nicht gewährt, wenn der Hinweisgeber mit der Schlussfolgerung des/der Hinweisgeber-Beauftragten nicht einverstanden ist, die Hermann Otte Landhandel GmbH behält sich das Recht vor, im Zuge einer ungerechtfertigten öffentlichen Bekanntgabe rechtliche Schritte einzuleiten, um seine Integrität und seinen Ruf zu schützen.